Site Autárquico Loulé

"A gestão de informação nas Autarquias: o plano de classificação funcional", por Carlos Guardado da Silva

Relativamente a esta conferência, foi abordada a gestão da informação nas Autarquias e o plano de classificação funcional.

“A Macroestrutura Funcional, assim como o Plano de Classificação para a Administração Local, independentemente do amadurecimento que possam vir a conhecer, concorrem para a emergência de um novo paradigma na gestão da informação e da documentação arquivísticas, no âmbito da administração pública. Paradigma que cruza as funções com os processos de negócio, transversal e suprainstitucionalmente, e considera os diferentes organismos da administração pública enquanto sistemas abertos. Simultaneamente, oferece-se à administração pública e, particularmente, à comunidade arquivística um novo instrumento de gestão da informação normalizado, que serve a classificação, mas também a avaliação e a seleção da informação e dos documentos arquivísticos, entre outros objetivos.

Na verdade, a prossecução de objetivos de gestão da informação em rede exige, porém, a normalização e a comunicabilidade da informação entre pessoas, singulares ou coletivas, públicas ou privadas. Este objetivo tornar-se-á possível o mais facilitado na administração pública portuguesa através da normalização da gestão da informação, materializada num plano de classificação comum aos diversos organismos independentemente do seu nível: central, regional ou local. No entanto, só é possível alcançar esse desígnio adotando o critério funcional, assumido pela Arquivística em termos internacionais, de que o melhor testemunho é a norma ISO 15489-2:2001 (NP4438-2:2005), uma vez que a estrutura orgânica de cada organismo é única, sendo distinta de entidade para entidade, e alvo de constantes mutações.

Tendo assim por referência as funções (e o contexto funcional), a classificação consiste em identificar e agrupar os documentos e a informação de âmbito arquivístico em classes ou categorias de acordo com a estrutura funcional e respetivas subfunções ou atividades das diversas entidades produtoras da administração pública, independentemente da sua natureza. Todavia, a adoção da classificação funcional é complexa, porque assenta na distinção clara entre órgãos, unidades orgânicas ou serviços e funções, quando as unidades administrativas se estabelecem, ou deveriam estabelecer, com base na especialização funcional. Todavia, a classificação baseada nas funções é nitidamente o critério mais estável, sendo tão objetivo quanto o orgânico, uma vez determinadas aquelas. E é também o critério que melhor parece considerar o respeito dos fundos, apesar de questionável a utilização do conceito de fundo no contexto da gestão da informação transversal a toda a administração pública portuguesa.

Em suma, teremos de considerar, doravante, um único instrumento de classificação e avaliação da informação arquivística para todas as entidades da administração local portuguesa, de modo a garantir o princípio da interoperabilidade. Objetivo que será conseguido também pelo facto da MEF ter abandonado a distinção entre funções-meio e funções-fim, no entendimento de que as funções-meio de uns organismos são as funções-fim de outros, assim como reconhecendo a existência de processos transversais a vários organismos da administração pública. Emerge, então, um esquema classificativo, de primeiro e segundo níveis (funções e subfunções), para toda a administração pública, acrescentando-se um terceiro nível, o do Plano de Classificação da Administração Local”.